Account Payable Staff: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Tugasnya
Account payable staff berbeda dengan Account receivable staff. APS dan ARS mempunyai tugas dan tanggung jawab yang cukup berbeda.
IDXChannel - Account payable staff berbeda dengan Account receivable staff. APS dan ARS mempunyai tugas dan tanggung jawab yang cukup berbeda. Account payable artinya utang yang berhubungan dengan uang keluar, sedangkan account receivable artinya pendapatan yang berhubungan dengan uang masuk.
ARS biasanya menagih secara berkala kepada klien sehubungan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Pembelinya bisa berasal dari berbagai kalangan, seperti perusahaan swasta, pemerintah, organisasi, maupun perorangan.
Dilansir dari berbagai sumber pada Kamis (12/9/2024), IDX Channel telah merangkum account payable staff, sebagai berikut.
Pengertian Account Payable Staff
Account Payable Officer merupakan seorang profesional keuangan yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memantau semua kewajiban pembayaran yang dimiliki perusahaan kepada pihak ketiga, seperti vendor, pemasok, dan kreditur lainnya.
Mereka memiliki peran penting dalam memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan tepat waktu, akurat, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Tanggung Jawab Account Payable Staff
- Memastikan dan mengawasi arus kas perusahaan berjalan normal dan seimbang.
- Merapikan dokumen arsip perusahaan yang berhubungan dengan pembelian atau pengadaan barang perusahaan serta melakukan pengecekan rutin.
- Memastikan bahwa setiap kegiatan pembelian telah didokumentasikan dalam wujud laporan atau pencatatan.
- Bertanggung jawab atas proses pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Hal tersebut mencakup proses diskusi bersama vendor untuk meraih kesepakatan terbaik bagi kedua belah pihak.
Tugas Account Payable Staff
1. Melakukan Koordinasi dengan Staf Terkait
Koordinasi dengan staf terkait seperti akuntan, bagian keuangan, atau departemen lainnya juga menjadi bagian dari tugas account payable staff. Mereka harus berkomunikasi dengan berbagai bagian internal untuk memastikan bahwa data keuangan yang terkait dengan utang perusahaan berjalan lancar dan tepat waktu.
2. Menyusun Laporan dan Neraca Pembelian
Tugas lainnya dari seorang staff account payable adalah menyusun laporan keuangan terkait keuangan perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa catatan transaksi pembelian tersimpan secara rapi dan akurat.
Laporan-laporan masuk ke dalam neraca keuangan perusahaan dan memberikan gambaran jelas mengenai utang perusahaan serta status pembayaran yang sudah dilakukan.
3. Melakukan Pembayaran
Setelah pembelian sudah disepakati, maka tugas staff account payable adalah melakukan pembayaran kepada pemasok atau vendor. Terdapat tiga jenis pembayaran yang biasanya diterapkan oleh staff account payable, yaitu Cash After Delivery, Cash Before Delivery, dan pembayaran dua tahap (DP dan pelunasan).
4. Analisis Aktivitas Pembelian
Tugas account payable berikutnya adalah evaluasi dan pengecekan terhadap dokumen-dokumen terkait transaksi pembelian. Tidak jarang masih ada kesalahan dalam pencatatan pembelian barang atau jasa akibat kesalahan pencatatan atau faktor lainnya.
Oleh karena itu, staff account payable adalah pihak yang bertugas untuk memastikan tidak ada kesalahan pencatatan dan keakuratan faktur terhadap pesanan. Hal tersebut mencakup jumlah barang atau layanan yang dipesan, syarat-syarat pembayaran, dan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.
5. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain
Pada umumnya, aktivitas pembelian dalam perusahaan akan melibatkan banyak pihak, mulai dari bagian produksi, warehouse, penjualan, vendor, dan pembelian. Dalam hal ini, tugas account payable staff adalah berkoordinasi dengan setiap pihak supply chain untuk menghindari miskomunikasi.
Koordinasi tersebut untuk mengecek apakah pembelian sudah sesuai rencana, baik dalam hal jumlah, kualitas, jenis, dan merek. Selain itu, tugas staf account payable adalah memastikan barang yang dibeli diterima di warehouse dalam keadaan baik.
Itulah informasi terkait account payable staff yang bisa Anda simak, semoga bermanfaat. Jangan lupa untuk selalu terus update berita terkini Anda seputar bisnis dan ekonomi hanya di IDX Channel.