Account Receivable Officer Adalah: Definisi, Tugas, dan Kualifikasinya

Account Receivable Officer adalah salah satu pekerjaan di bidang keuangan yang masih belum familiar di kalangan masyarakat Indonesia. 

IDXChannel – Account Receivable Officer adalah salah satu pekerjaan di bidang keuangan yang masih belum familiar di kalangan masyarakat Indonesia. 

Pada umumnya, profesi Account Receivable Officer bekerja di perusahaan seperti manufaktur, real estate, kesehatan, jasa, dan lain sebagainya. Seorang Account Receivable Officer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan menerima pembayaran yang sesuai dan mencatat transaksi tersebut dengan tepat. 

Untuk mengetahui lebih jelas mengenai apa itu Account Receivable Officer, tugas, dan klasifikasinya, berikut IDXChannel merangkum informasi lengkapnya.

Definisi Account Receivable Officer

Account Receivable Officer (AR Officer) atau ARO adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengelola piutang usaha (account receivable) dalam suatu perusahaan. Piutang usaha adalah jumlah uang yang harus dibayar oleh pelanggan atau klien kepada perusahaan setelah produk atau layanan telah disediakan. 

Dapat dikatakan bahwa Account Receivable Officer merupakan profesional yang  mengelola debitur dan piutang perusahaan. Mereka berperan dalam memantau penagihan dari pelanggan dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Selain itu, tim Account Receivable Officer juga perlu memastikan semua arus kas masuk berjalan dengan lancar, mengelola faktur, mengumpulkan pembayaran, pengajuan tunai, pemotongan, serta risiko kredit.

Tugas dan Tanggung Jawab Account Receivable Officer

Tugas utama Account Receivable Officer adalah memastikan bahwa perusahaan menerima pembayaran yang tepat waktu dan sesuai dari pelanggan.

Adapun penjelasan lebih rinci tentang tugas dan tanggung jawab seorang Account Receivable Officer adalah sebagai berikut. 

1. Pengelolaan Piutang

Account Receivable Officer bertanggung jawab untuk memantau semua piutang perusahaan. Mereka bertugas memastikan bahwa semua faktur atau invoice yang telah dikeluarkan dibayar oleh pelanggan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

2. Pembuatan dan Pengelolaan Invoice

Mereka juga bertugas membuat dan mengirim faktur (invoice) kepada pelanggan. Faktur ini mencakup detail jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, serta metode pembayaran yang disepakati.

3. Menjaga Hubungan dengan Pelanggan

Salah satu peran penting dari Account Receivable Officer adalah menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan. Mereka harus melakukan follow-up terhadap pelanggan yang terlambat membayar dan memastikan masalah terkait pembayaran dapat diselesaikan dengan cepat dan efisien.

4. Penagihan dan Proses Penanganan Tunggakan

Ketika ada pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran, Account Receivable Officer akan menghubungi mereka untuk mengingatkan tentang kewajiban mereka. Jika terjadi penunggakan yang lama, Account Receivable Officer bisa berkoordinasi dengan bagian hukum atau pihak ketiga untuk menagih piutang yang telah lama jatuh tempo.

5. Pencatatan dan Pelaporan Keuangan

Account Receivable Officer bertanggung jawab untuk memelihara catatan pembayaran yang akurat dan memperbarui sistem keuangan perusahaan secara berkala. Mereka juga menghasilkan laporan bulanan atau mingguan terkait status piutang usaha untuk disampaikan kepada manajemen.

6. Analisis Kredit dan Evaluasi Pelanggan

Sebagai bagian dari pengelolaan risiko, Account Receivable Officer kadang-kadang melakukan analisis terhadap kelayakan kredit pelanggan, terutama untuk pelanggan baru atau pelanggan yang meminta penundaan pembayaran. Hal ini dpat membantu mengurangi risiko terjadinya gagal bayar.

7. Koordinasi dengan Departemen Lain

Seorang Account Receivable Officer perlu berkolaborasi dengan departemen lain seperti penjualan, keuangan, dan layanan pelanggan untuk memastikan bahwa masalah pembayaran atau ketidaksesuaian faktur dapat diselesaikan dengan cepat.

8. Kepatuhan dan Prosedur

Mereka harus memastikan bahwa semua kegiatan terkait pengelolaan piutang sesuai dengan kebijakan internal perusahaan serta aturan dan regulasi eksternal yang berlaku.

Kualifikasi Account Receivable Officer 

Kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi Account Receivable Officer adalah sarjana di bidang keuangan, akuntansi, bisnis, atau bidang terkait lainnya. Kandidat perlu memiliki pemahaman yang kuat mengenai prinsip-prinsip serta praktik akuntansi, dan ketajaman dalam hal keuangan. Pengetahuan tersebut dibutuhkan agar nantinya mereka dapat membuat dan mengelola faktur, melacak pembayaran, menilai kelayakan kredit, dan rekonsiliasi. 

Meski pada umumnya gelar sarjana lebih dibutuhkan, namun ada juga perusahaan yang merekrut kandidat dengan gelar diploma atau sertifikasi yang relevan. 

Berikut beberapa keterampilan atau skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang Account Receivable Officer. 

1. Keahlian Komunikasi

Account Receivable Officer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis, karena mereka akan sering berhubungan dengan pelanggan.

2. Kemampuan Analitis

Mereka harus bisa menganalisis data keuangan dan pola pembayaran untuk mendeteksi masalah potensial.

3. Pengorganisasian dan Manajemen Waktu

Mengelola banyak akun dan faktur membutuhkan keterampilan pengorganisasian yang baik.

4. Pengetahuan Keuangan dan Akuntansi

Account Receivable Officer harus memiliki pengetahuan dasar tentang akuntansi dan praktik keuangan untuk memahami dan menangani transaksi keuangan.

Itulah ulasan mengenai apa itu Account Receivable Officer, tugas dan tanggung jawabnya, serta kualifikasi yang dibutuhkan. Semoga informasi ini bisa bermanfaat bagi Anda yang tertarik untuk berkarier di bidang ini.