Apa itu manajemen persediaan barang, Prinsip Dasar dan Metodenya?

Memastikan bahwa pelanggan memiliki akses mendapatkan produk yang mereka butuhkan adalah kunci penting dalam menjalankan bisnis.

IDXChannel - Memastikan bahwa pelanggan memiliki akses mendapatkan produk yang mereka butuhkan adalah kunci penting dalam menjalankan bisnis. Salah satu untuk mendukung layanan seperti ini, maka pebisnis harus memahami manajemen persediaan barang barang yang benar.

Mengetahui item apa saja yang tersedia dan item mana yang harus disimpan, merupakan hal mendasar dalam manajemen persediaan barang. Pelaksanaan manajemen persediaan barang atau menejemen inventaris, meliputi beberapa tugas penting, antara lain:

- Perencanaan

- Koordinasi

- Pengendalian

Aktivitas dalam manajemen persediaan barang ini selalu berkaitan dengan aliran persediaan barang masuk dan keluar dari sebuah bisnis. Adanya pengelolaan atau manajemen persediaan barang yang baik, akan mempengaruhi efisiensi biaya yang dikeluarkan.

Selain itu, manfaat dari manajemen persediaan barang ini mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan karena barang yang mereka butuhkan selalu terpenuhi.

Prinsip Dasar manajemen persediaan barang

Terdapat beberapa teknik manajemen persediaan barang yang dianut di luar sana. Hal ini bergantung pada skala bisnis yang dimiliki. Menerapkan teknik manajemen inventaris yang tepat akan memberi Anda wawasan berharga tentang penjualan dan bagaimana bisnis Anda berjalan.

Dalam menjalankan manajemen ini, hal penting yang harus diperhatikan adalah update informasi persediaan barang. Sehingga ketika ada peningkatan permintaan, Anda selalu siap menjaga pasokan barang. Langkah ini merupakan cara untuk bertahan dalam bisnis, yakni terus memastikan bahwa barang-barang yang dibutuhkan pelanggan selalu tersedia.

Memantau tingkat persediaan dengan benar dapat mengurangi risiko ketidakseimbangan antara jumlah permintaan dengan jumlah persediaan barang.

Jika hal ini tidak diperhitungkan, jelas akan merugikan bisnis.

Ketika produk yang dibutuhkan tidak tersedia, itu sama saja mengirim pelanggan Anda ke toko lain. Namun sebaliknya, jika persediaan barang Anda berlebih, akan merugikan bisnis karena semakin banyak biaya yang dikeluarkan.

Dengan menerapkan manajemen persediaan barang yang baik, Anda dapat mengetahui produk mana yang sudah tidak layak untuk disimpan. Selain itu, dengan manajemen ini Anda juga mengetahui produk mana yang perlu penambahan volume-nya.

Metode Standar manajemen persediaan barang

Sampai di sini Anda sudah mengetahui prinsip dasar manajemen persediaan barang. Nah, berikutnya Anda harus mengenali beberapa metode manajemen persediaan barang yang umum diterapkan di industri ritel.

Kelola Inventaris untuk Produk di Katalog

Tindakan pertama saat menerapkan teknik manajemen inventaris yang tepat adalah memastikan barang yang ditampilkan di katalog selalu tersedia. Mulailah dengan melacak semua persediaan barang dengan software inventaris. Masukkan item barang dan detail item untuk melihat status level stok barang di database inventaris.

Keuntungan menggunakan software adalah ketika barang-barang laku terjual, maka secara otomatis jumlah inventaris akan berkurang dari daftar stok barang Anda.

Menggunakan software inventaris memungkinkan Anda dapat memantau daftar item barang, sekaligus melihat jumlah barang yang tersedia dengan cepat.

Cara ini menyederhana proses pemantauan stok produk sehingga memudahkan Anda untuk melakukan audit persediaan barang. Tips penting lainnya saat menerapkan teknik manajemen inventaris yang tepat adalah dengan menerapkan SKU (Stock Keeping Unit).

SKU merupakan kode unik yang diberikan kepada tiap-tiap item barang. Kode ini digunakan untuk tujuan organisasi (memberi item pengenal unik) serta memberi Anda kemudahan untuk melakukan penginputan ke dalam database persediaan barang.

Inilah kelebihan manajemen menggunakan software, yaitu memberikan kemudahan dalam proses stocking dan pencatatan produk yang terjual. Hal yang paling menguntungkan dari manajemen inventaris dengan software adalah meniadakan masalah human error.

Sebaliknya, manajemen inventaris secara manual adalah salah satu penyebab utama yang bertanggung jawab atas tingkat inventaris yang tidak akurat karena membuka ruang untuk human error. Selain itu, sistem manual juga lebih menguras waktu dan tenaga.

Menghitung Stok Persediaan Barang

Metode ini merupakan manajemen persediaan barang barang yang paling sederhana. Menghitung stok persediaan barang adalah praktik menghitung secara fisik untuk semua item barang yang tersedia di tempat Anda.

Menghitung semua stok barang adalah cara termudah dan paling akurat untuk mengetahui berapa banyak barang yang tersedia dan siap untuk dijual.

Mengetahui informasi tersebut dapat membantu Anda membuat keputusan tentang inventaris Anda, seperti:

- Produk apa yang harus disimpan atau dikeluarkan?

- Bagaimana Anda menjual barang tersebut?

- Bagaimana mencegah penyusutan stok?

Untuk menjual barang yang kurang laku, Anda bisa memindahkan produk tersebut ke tempat yang mudah dilihat oleh pelanggan serta memberikan promo harga khusus. Sebelum memutuskan memberikan penawaran khusus, Anda terlebih dahulu harus melakukan analisis data penjualan untuk memantau produk-produk yang kurang laku.

Analisis data penjualan dapat digunakan untuk menentukan produk mana yang layak disimpan dan produk mana yang harus segera dikeluarkan atau dihabiskan sisa stoknya. Menghitung stok merupakan metode yang akurat dalam praktik manajemen inventaris.

Namun, cara ini belum tentu bisa diterapkan untuk semua model bisnis, terutama untuk bisnis dengan jumlah inventarisnya besar.

Untuk bisnis yang memiliki jumlah inventaris besar, cara ini jelas tidak efektif karena membutuhkan resources besar dan menguras waktu. Solusi untuk bisnis dengan kondisi tersebut adalah dengan menerapkan Cycle Counting.

Cycle counting atau penghitungan siklus adalah metode yang melibatkan penghitungan sampel item yang berbeda setiap harinya. Jadi, cara ini lebih cepat karena Anda tidak perlu menghitung seluruh item barang.

Cycle counting memang tidak menghitung setiap item. Tujuan dari metode ini hanya untuk memberikan gambaran kondisi inventaris Anda. Untuk penerapan cycle counting ini sifatnya fleksibel. Item yang dihitung bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Tujuan Laporan Stok Barang dalam Dunia Bisnis

Ada beberapa tujuan laporan stok barang yang menjadikannya penting untuk dilakukan oleh pelaku usaha. Salah satunya adalah mengetahui kesesuaian antara jumlah yang tercatat dalam administrasi pembukuan atau keuangan bisnis dengan situasi riil yang ada.

Untuk tujuan yang satu ini, tak jarang kegiatan ini dilakukan hingga dua kali sehari, yaitu di awal jam operasional dan juga saat jam operasional bisnis berakhir.

Terkait tujuan laporan stok barang yang satu ini, pelaku usaha perlu untuk memastikan apa yang tercatat dalam pembukuan sudah sesuai dengan jumlah yang memang tersedia di gudang.

Ketika jumlah tersebut tidak sesuai, proses bisnis dapat terganggu, misalnya ketika karyawan harus mengeluarkan produk yang diminta oleh pelanggan, tetapi tidak dapat melakukannya karena meskipun tercatat dalam pembukuan bahwa masih ada persediaan, ternyata di gudang sudah tidak ada lagi yang tersisa.

Dengan mengetahui jumlah yang riil dan benar-benar dapat ditemukan di gudang, pelaku usaha juga dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan suatu produk.

Penghitungan laporan stok barang yang baik, sebagai contoh, akan membantu pelaku usaha dalam mengetahui produk apa saja yang paling banyak dicari oleh pelanggan dan produk mana yang kurang diminati oleh pelanggan. Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan software stock barang.

Sebagai pelaku usaha, jangan sampai menyepelekan tujuan dari laporan yang satu ini; karena selisih antara jumlah produk yang ada di dalam gudang dengan yang tercatat dalam pembukuan bisnis memiliki dampak yang cukup jauh, salah satunya untuk keperluan audit.

Jangan sampai hasil dari audit, khususnya yang dilakukan oleh auditor eksternal, menjadi buruk hanya karena selisih jumlah persediaan dalam gudang dan pembukuan yang sebenarnya bisa dihindari dengan melakukan kegiatan laporan stok barang yang tertata dan akurat.

Dengan menggunakan software stock barang, Anda tidak perlu cemas dalam melakukan audit karena software stock barang dapat meminimalisir masalah-masalah yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Jurnal Hadir dengan Inventory Management System yang Lebih Baik

Salah satu software stock barang yang dapat membantu melakukan manajemen persediaan barang adalah Jurnal by Mekari. Jurnal merupakan software stock barang online menyediakan laporan tentang jumlah persediaan yang terintegrasi langsung dengan laporan keuangan perusahaan.

Anda dapat mengetahui jumlah persediaan secara cepat dan mudah untuk memonitor stok barang dengan salah satu fitur untuk mengelola stok barang.

Dengan menggunakan Jurnal Anda dapat memiliki sistem inventory, di mana Anda akan mendapatkan fitur seperti:

- Notifikasi atau pemberitahuan dan kalkulasi produk secara langsung.

- Pelacakan penjualan produk terbanyak, sehingga memungkinkan perusahaan Anda untuk mengantisipasi dengan pemenuhan stok yang lebih besar.

- Mengimpor data persediaan dalam jumlah besar.

- Melakukan pelacakan secara cepat terhadap persediaan stok barang dalam beberapa lokasi yang berbeda.

- Mengatur jumlah minimal stok, sehingga dapat melakukan pemesanan tepat waktu.

Jadi, mulailah kelola persediaan bisnis Anda dengan mudah dan cepat bersama Jurnal. Daftarkan bisnis Anda sekarang juga dan nikmati free trial selama 14 hari.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Jurnal by Mekari

Selain sebagai software stock barang, Mekari juga menyediakan berbagai manfaat lainnya, yaitu:

- Software payroll & HRIS terautomasi: Proses administrasi HR dan payroll yang menjadi lebih efisien melalui automasi.

- Software stock barang online terintegrasi: Dapatkan data transaksi, stok barang, dan laporan keuangan secara real time.

- Software pengelolaan pajak online: Mitra resmi DJP Indonesia dengan standar keamanan bersertifikasi internasional.

- Aplikasi personalisasi benefit: Kelola asuransi dan program benefit karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

- Software CRM omni-channel: Aplikasi CRM end-to-end untuk automasikan sistem penjualan & layanan pelanggan.

Dengan adanya berbagai macam manfaat ini, produk dan solusi teknologi yang ditawarkan oleh Mekari kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan.

Sebagai software stock barang, Mekari juga bisa meningkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan kamu hingga 76%, loh!

Melalui Jurnal by Mekari, Anda sudah bisa mengumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan, dipergunakan sebagai software stock barang terpercaya, mudah dan kapan pun di mana pun! (Adv/SNP)