Pengertian Administrasi Transaksi dalam Bisnis, Manfaat dan Dokumen yang Dicatat
Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan semua transaksi keuangan yang dalam suatu usaha, juga melibatkan proses pengaturan dan pengawasan transaksi.
IDXChannel—Apa pengertian administrasi transaksi? Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan semua transaksi keuangan yang dalam suatu usaha, juga melibatkan proses pengaturan dan pengawasan transaksi keuangan.
Transaksi yang dimaksud mencakup semua arus keuangan keluar maupun masuk. Pencatatan dalam administrasi transaksi harus dilakukan secara terstruktur agar arus kas dan kondisi keuangan usaha terekam dengan jelas.
Beberapa kegiatan transaksi yang umum dicatat dalam administrasi transaksi antara lain aktivitas pembelian, penjualan, penggajian karyawan, dan aktivitas lain dalam operasional usaha yang memerlukan transaksi keuangan.
William J. Bruns, Jr., seorang profesor di Harvard Business School, mendefinisikan administrasi transaksi adalah proses mengelola dan menyeimbangkan kegiatan pengeluaran, pemasukan, peminjaman, dan pembayaran untuk memaksimal keuntungan serta penghematan.
Semakin besar skala usaha, maka proses administrasi transaksinya lebih rumit karena melibatkan banyak data penjualan dengan nilai besar. Sementara skala usaha kecil dan mikro dapat mencatatkan administrasi transaksinya secara manual dengan Excel.
Apa manfaat administrasi transaksi bagi sebuah usaha? Melansir Mekari Jurnal (6/8), pencatatan administrasi transaksi berguna untuk dokumentasi semua transaksi keuangan secara berkala dan terstruktur.
Sehingga pemilik usaha mudah mengolah data dan mengetahui posisi keuangan usahanya. Seperti definisi yang disebutkan Bruns, administrasi transaksi juga dapat membantu pemilik usaha untuk menerapkan efisiensi biaya.
Keberadaan catatan administrasi transaksi juga dapat membantu pengawasan dan pengendalian pengeluaran biaya usaha. Pencatatan secara akurat juga bermanfaat untuk perekaman data keuangan yang kelak berguna di masa mendatang.
Pada dasarnya, dalam bisnis administrasi transaksi berfungsi untuk hal-hal berikut ini:
- Mengatur pembayaran
- Menjaga keakuratan catatan keuangan
- Mengontrol keuangan
- Verifikasi transaksi
- Pengawasan pengeluaran
Unsur-unsur yang terlibat dan dilibatkan dalam proses pencatatan administrasi transaksi tak lain adalah manusia, metode pencatatan itu sendiri, dan material berupa semua data transaksi yang akan dicatat.
Adapun bukti-bukti atau dokumen yang masuk dalam pencatatan administrasi transaksi antara lain:
- Invoice
- Kuitansi
- Nota debet
- Nota kredit
- Cek
- Bilyet giro
- Rekening koran
- Bukti setoran bank
- Bukti memorandum
- Bukti kas masuk
- Bukti kas keluar
Semakin besar skala usaha, maka semakin beragam jenis dokumen yang perlu dicatat dalam proses administrasi transaksi. Sebab badan usaha berskala besar menggunakan metode pembayaran yang beragam dan melibatkan banyak transaksi keuangan.
Pada tiap-tiap transaksi yang dilakukan suatu perusahaan, ada standar operasional (SOP) pencatatannya. Mulai dari pembelian dan penjualan secara tunai, penjualan secara kredit, penerimaan kas atau uang, dan administrasi uang kas.
Kasir yang bertugas menangani transaksi usaha umumnya dilatih untuk mengerjakan prosedur administrasi transaksi sesuai SOP. Contohnya, kasir harus membuat bukti pembayaran untuk diberikan kepada konsumen dan menyimpan salinannya.
Demikian pula untuk transaksi pembelian secara tunai maupun kredit, kasir dituntut untuk melaksanakan prosedur administrasi transaksi untuk keperluan pencatatan keuangan usaha.
Itulah penjelasan singkat tentang pengertian administrasi transaksi dalam bisnis yang patut diketahui.
(Nadya Kurnia)