4 Perbedaan Invoice dan Kwitansi, Penjelasan serta Kegunaannya dalam Transaksi

Sekilas, keduanya tampak sama dan sering dianggap sebagai bukti pembayaran transaksi. Padahal, invoice dan kwitansi adalah dua dokumen dengan fungsi yang beda.

IDXChannel—Apa perbedaan invoice dan kwitansi? Sekilas, keduanya tampak sama dan sering dianggap sebagai bukti pembayaran transaksi. Padahal, invoice dan kwitansi adalah dua dokumen dengan fungsi yang berbeda. 

Kwitansi adalah dokumen yang diterbitkan usai pembayaran dilakukan, berisikan informasi tentang transaksi pembelian barang atau jasa yang dilakukan pembeli dan penjual. Kwitansi mencantumkan informasi lengkap. 

Mulai dari nama dan alamat penjual, barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang dibayarkan, harga beli, tanggal transaksi, dan sebagainya. Kwitansi biasanya diterbitkan dan diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi. 

Dalam pencatatan keuangan, kwitansi berfungsi sebagai bukti pengeluaran uang bagi pembeli dan bukti penerimaan uang bagi pihak penjual. Kwitansi dapat ditulis secara manual maupun dicetak secara otomatis. 

Sementara invoice adalah dokumen berisi keterangan barang dan transaksi yang dilakukan pembeli sebagai bukti pembelian. Invoice dibuat dengan format tertentu secara otomatis. Secara tak langsung, invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaraan kepada pembeli. 

Invoice adalah dokumen penting yang digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan keuangan, untuk menerima pembayaran dari pembeli, dan untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang diberikan sesuai dengan kesepatan sebelum pembeli membayar lunas.

Mengutip Blibli (27/5), berikut ini adalah empat perbedaan invoice dan kwitansi: 

Isi Dokumen 

Kwitansi berisi catatan transaksi pembayaran yang sudah dilakukan, sementara invoice berisi catatan transaksi yang belum dan perlu dibayar oleh pembeli. Kwitansi berisi informasi tentang transaksi, namun tidak selengkap invoice. 

Invoice biasanya mencatat transaksi lebih detail. Jenis barang dan spesifikasi umum barang biasanya turut dicantumkan. Selain itu invoice juga mencantum nomor referensi. Biasanya, invoice juga mencantumkan tenggat waktu pembayaran. 

Penggunaan 

Kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran yang telah diselesaikan pembeli. Invoice digunakan untuk memantau penjualan dan melacak piutang. Invoice juga digunakan sebagai bukti administrasi atau pelaporan dari sisi pembeli atau pelanggan. Invoice juga digunakan oleh penjual untuk penagihan pembayaran kepada pembeli.

Format Penulisan 

Kwitansi biasanya dicetak dalam kertas persegi panjang, pada kertas itu terdapat beberapa kolom memanjang ke bawah yang mencantumkan keseluruhan transaksi. Sementara invoice biasanya dicetak di kertas berukuran lebih besar, karena memuat informasi yang lebih detail. 

Kekuatan Hukum 

Kekuatan hukum kwitansi hanya sebagai bukti transaksi saja. Sementara invoice dapat digunakan sebagai bukti kesepakatan transaksi dari dua belah pihak, invoice dapat dijadikan tuntutan kepada pembeli jika pembeli tidak membayar. 

Kwitansi juga tidak mencantumkan keterangan barang atau jasa secara mendetail, sementara invoice mencatatnya lebih lengkap berikut kesepakatan antara penjual dan pembeli atas barang tersebut. 

Nah, itulah informasi yang patut diketahui tentang perbedaan invoice dan kwitansi. (NKK)