Arti Back Up Dalam Pekerjaan dan Tips Mengaturnya Agar Pekerjaan Lancar

Back up atau cadangan dalam lingkungan kerja merujuk pada karyawan yang bertugas untuk menggantikan karyawan lain yang berhalangan.

IDXChannel—Apa arti back up dalam pekerjaan? Back up atau cadangan dalam lingkungan kerja merujuk pada karyawan yang bertugas untuk menggantikan karyawan lain yang berhalangan untuk melaksanakan pekerjaannya. 

Back up dalam pekerjaan juga merujuk pada pencadangan data penting untuk mengantisipasi data utama yang bermasalah atau hilang, juga merujuk pada rencana kedua untuk mengantisipasi kegagalan rencana pertama. 

Setiap karyawan memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing. Jika seorang karyawan berhalangan untuk mengerjakan tugas yang menjadi beban kerjanya, karyawan itu dapat meminta karyawan lain untuk ditugaskan sebagai back up-nya. 

Back up tidak hanya digunakan untuk membantu dan menggantikan karyawan yang tidak hadir di tempat kerja, tetapi juga merujuk pada perbantuan yang diberikan karyawan lain ketika karyawan utama tengah disibukkan dengan tugas-tugas lain. 

Back up dalam pekerjaan diberlakukan agar pelaksanaan tugas tetap berjalan lancar sesuai jadwal meskipun karyawan utama yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu sedang tidak bisa hadir, atau sedang disibukkan oleh beban kerja lain yang mendesak. 

Melansir Velaction (25/7), organisasi atau tim yang memiliki dan memberlakukan back up dalam pekerjaan menunjukkan bahwa struktur tim telah memiliki tugasnya masing-masing tanpa rotasi, atau dengan rotasi namun minim. 

Pemberlakuan back up tidak dapat dilakukan secara sembarangan, karyawan yang didelegasikan untuk mem-back up pekerjaan koleganya haruslah memiliki kemampuan dan pemahaman yang sama dengan karyawan yang berhalangan. 

Hal ini berkaitan dengan jaminan mutu dan standar pengerjaan tugas. Misalnya, seorang karyawan yang bertugas sebagai operator mesin, tidak boleh dan tidak semestinya mendelagasikan temannya yang bekerja sebagai admin untuk mem-back up. 

Atau karyawan yang dengan jabatan dan wewenang supervisor tidak boleh mendelagasikan tugasnya pada staff junior yang notabene belum memiliki pengalaman untuk tugas pengawasan dan pengelolaan. 

Karyawan yang dipilih dan ditugaskan sebagai back up, harus memiliki kemampuan dan pengetahuan soal jobdesc sesuai dengan mutu dan standar operasional yang berlaku di tiap divisi dan perusahaan. 

Kelancaran sistem back up secara langsung dapat mempengaruhi produktivitas dan kinerja tim yang bersangkutan. Oleh karena itu, back up harus ditentukan secara adil dengan pertimbangan-pertimbangan yang matang. 

Sementara dalam back up data dan perencanaan, setiap karyawan umumnya menyadari pentingnya pencadangan data dan rencana sebagai antisipasi. Data utama akan disalin untuk keperluan sewaktu-waktu di masa depan. 

Pada lingkungan kerja yang menggunakan sistem komputer bersama, back up adalah hal penting yang tidak boleh dilupakan semua karyawan. Karena akan berguna ketika data utama hilang atau rusak karena virus, gangguan sistem, dan lain-lain. 

Agar penerapan back up dalam pekerjaan berjalan lancar, berikut ini beberapa tips yang dapat dilakukan: 

1. Pilih Karyawan yang Tepat 

Pilihlah karyawan dengan kemampuan dan pengetahuan yang sama akan tugas yang hendak didelagasikan. Pastikan karyawan back up mengerti cara penyelesaian tugas, mengetahui apa yang harus diselesaikan. 

2. Jalin Komunikasi 

Buatlah saluran komunasi yang efektif ketika karyawan back up bertugas. Pastikan semua pihak yang terlibat dapat dihubungi dengan mudah, ini bertujuan untuk membantu karyawan back up dan memastikan pekerjaan terlaksana dengan benar. 

3. Informasikan Semua Pihak 

Jangan lupa untuk menginformasikan semua pihak yang terlibat dalam pekerjaan yang tengah dilaksanakan. Beri tahu bahwa ada karyawan back up yang akan mengambil alih tugas karyawan utama yang bersangkutan untuk sementara waktu. Ini berguna untuk menghindari kesalahpahaman. 

4. Gunakan Penyimpanan Bersama 

Untuk back up data, gunakan-lah tempat penyimpanan data bersama yang dapat diakses oleh semua karyawan yang bersangkutan. Ini untuk mempermudah akses pada data cadangan dari tiap tim yang ada di departemen. 

5. Pasang Pengingat 

Pasanglah pengingat untuk melakukan back up data secara berkala. Kadang kala orang lupa untuk menyalin data utama untuk dijadikan cadangan. Akibatnya, ketika terjadi gangguan pada sistem, data yang diperlukan tidak dapat diakses. 

Itulah penjelasan singkat tentang arti back up dalam pekerjaan dan lingkungan kerja. 

(Nadya Kurnia)