Inilah Etika Mengirim Tugas via Email ke Dosen yang Benar dan Sopan

Etika mengirim tugas via email ke Dosen wajib dilakukan mahasiswa. Selain menjaga norma dan budaya timur, cara ini bisa mempengaruhi nilai tugas Anda.

IDXChannel - Etika mengirim tugas via email ke Dosen wajib dilakukan mahasiswa. Selain menjaga norma dan budaya timur, cara ini bisa mempengaruhi nilai tugas Anda.

Tentunya ini akan membantu Anda yang selama ini kesulitan dan terlambat mengerjakan tugas. Sebab diketahui saat mengirim tugas, Anda perlu beberapa etikanya.

Lantas bagaimana etika mengirim tugas via email ke dosen yang benar dan sopan? Simak penjelasan yang dihimpun kami dari berbagai sumber.

Tata Cara Menulis Email ke Dosen

Seperti dijelaskan di atas ada beberapa trik untuk memulainya. Salah satunya mengetahui cara menulis email ke dosen yang baik. Apa saja triknya? Simak rincian yang dihimpun kami. 

1. Tulis Subjek Email

Tidak hanya kepada dosen, menuliskan subjek email juga diperlukan kepada siapapun dalam mengirim email. Tentunya ini akan mempermudah dalam mengecek email yang masuk. 

Karena itu, bila dosen sudah memberikan format penulisan subjek email, maka pastikan kamu menuliskannya sesuai format yang sudah diberikan dosen.

2. Tuliskan Salam Pembuka

Selain itu, saat mengirimkan email, Anda perlu melakukan sopan santun. Salah satunya, menuliskan salam pembuka yang tepat. 

Jika perlu, tuliskan nama dan gelar dosen dengan lengkap pada salam pembuka.

Inilah Etika Mengirim Tugas via Email ke Dosen yang Benar dan Sopan. (FOTO : MNC MEDIA)

3. Perkenalkan Diri

Selain itu, Anda juga perlu memperkenalkan diri Anda dengan jelas. Misalnya, “Saya Lionel Messi, mahasiswa Ilmu Jurnalistik angkatan 2023…”

4. Isi Email dengan Jelas

Tahapan selanjutnya yaitu mengisi email dengan jelas. Tuliskan tujuan atau pertanyaan yang ingin disampaikan secara jelas, singkat, dan padat.

5. Berikan Nama Attachment dengan Jelas

Jika ada attachment yang ingin disertakan pada email, pastikan kamu sudah memberikan nama atau judul yang jelas dan tepat pada attachment tersebut. Selain itu, jangan lupa juga tuliskan pada body email bahwa kamu akan menyertakan attachment yang akan dikirim.

6. Tulis Salam Penutup

Cara terakhir penulisan email kepada dosen adalah jangan lupa tuliskan ucapan terima kasih dan salam penutup. Hal ini tentu dilakukan untuk menandakan bahwa email sudah selesai ditulis dan tidak ada lagi yang ingin disampaikan.

Etika Mengirim Tugas via Email ke Dosen

Selain harus memperhatikan cara penulisan email ke dosen, mahasiswa juga harus memperhatikan etika dalam mengirim email ke dosen. Perhatikan etika-etika yang bisa diterapkan dalam mengirim email ke dosen berikut ini:

1. Tuliskan Email Sesuai Format

Selanjutnya bila dosen telah memberikan format, maka mahasiswa atau mahasiswi wajib mengikutinya. 

Namun jika tidak ada format khusus yang diberikan oleh dosen, maka mahasiswa bisa menuliskan email dalam format yang bebas, dengan tetap sopan.

2. Tulis Nama dan Gelar Dosen dengan Benar

Tentunya ini akan mempengaruhi langkah selanjutnya. Jangan sampai dosen menjadi tersinggung karena Anda tidak menuliskan gelar dan namanya tidak benar.

Sebagai awalan, Anda bisa menuliskan nama dosen dengan format Pak/Bu kemudian diikuti dengan nama panggilan, nama lengkap tanpa gelar, atau nama lengkap beserta gelarnya.

Untuk mengetahui nama lengkap dan gelar dosen, Anda bisa memeriksanya di situs resmi kampus, atau bertanya pada petugas administrasi di kampus.

3. Gunakan Bahasa Formal

Haram bagi mahasiswa menggunakan bahasa gaul apalagi milenial. Selain tidak sopan, ini juga mempengaruhi nilai Anda.

Karena itu, pastikan mahasiswa mengirimkan email ke dosen dengan menggunakan bahasa yang formal.

Selain itu, hindari juga penyingkatan kata, gunakan tanda baca yang tepat, perhatikan penggunaan huruf kapital, dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau typo.

4. Selalu Periksa Kembali Isi Email

Sebelum email dikirim ke dosen, pastikan kamu memeriksa kembali isi email, termasuk attachment yang ada pada email. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan email maupun dokumen yang akan dikirimkan.

Periksa juga apakah isi email sudah sesuai dengan tujuan email tersebut dikirimkan. 

Selain itu, periksa apakah format email sudah sesuai dengan yang diminta oleh dosen.

5. Kirim Email di Hari dan Jam Kerja

Etika lain yang harus diperhatikan saat mengirim email ke dosen adalah memperhatikan waktu email itu dikirimkan. Sama seperti menghubungi dosen melalui aplikasi pesan singkat, Anda sebaiknya mengirimkan email pada hari dan jam kerja dosen tersebut. 

Hal ini dilakukan agar email yang kita kirimkan tidak mengganggu waktu istirahat dosen.

6. Beri Kabar Kepada Dosen

Setelah mengirimkan email ke dosen di waktu yang tepat, ada baiknya kita memberikan kabar kepada dosen melalui pesan singkat. Isinya adalah bahwa email sudah dikirimkan ke dosen.

Tujuan dari memberi kabar adalah agar dosen mengetahui bahwa ada email yang kita kirimkan dan mengurangi risiko email tersebut terlewat dan tidak dijawab.

7. Beri Dosen Waktu untuk Menjawab

Etika terakhir yang harus diperhatikan dalam mengirimkan email ke dosen adalah untuk memberi waktu kepada dosen dalam menjawab atau memberikan feedback atas email yang sudah dikirimkan.

Meski kita sudah memberi kabar kepada dosen bahwa email sudah dikirimkan, kita harus memberikan waktu beberapa hari kepada dosen untuk menjawab dan membalas email. Melakukan hal ini tidak akan memberikan kesan bahwa kita mendesak dosen untuk membalas email dengan cepat.

Mudah sekali bukan etika mengirim tugas via email ke dosen yang benar dan sopan. Semoga informasi di atas menambah wawasan Anda.