Jenis dan Contoh Surat Dinas yang Sesuai dengan KBBI

Jenis dan contoh surat dinas yang perlu Anda ketahui. Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga.

IDXChannel - Jenis dan contoh surat dinas yang perlu Anda ketahui. Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga. Pengertian tersebut tercantum dalam e-Modul Bahasa Indonesia Kemdikbud yang ditulis oleh Dian Astuti.

Maksud dari definisi tersebut yakni, surat dinas merupakan surat yang tidak dibuat individu atau seseorang. Tujuan dibuatnya surat dinas adalah untuk keperluan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas bersifat resmi yaitu menggunakan bahasa Indonesia baku ragam resmi.

Maka dari itu untuk membuat surat dinas yang baik dan benar, Anda perlu simak jenis dan contoh surat dinas. Setelah ini kami akan memberikan penjelasannya berdasarkan dari sumber terpercaya.

Perbedaan Surat Dinas dan Surat Pribadi

Sebelum Anda paham terkait jenis dan contoh surat dinas, sebaiknya Anda simak terlebih dahulu perbedaan surat dinas dan surat pribadi. Terdapat perbedaan surat dinas dan surat pribadi dari segi penulisannya. Surat dinas ditulis dengan bahasa yang resmi dengan menggunakan kata baku, dan berdasarkan tata tulis dan ejaan yang benar.

Sedangkan, surat pribadi biasanya surat yang ditulis oleh seseorang dan tidak ada unsur-unsur yang harus digunakan seperti menggunakan bahasa baku dan tata tulis yang formal atau resmi. Tetapi surat pribadi pun tetap memperhatikan bahasa yang baik dan sopan.

Berikut Jenis dan Contoh Surat Dinas Serta Ciri dan Unsur yang digunakan

Setelah ini kami akan memberikan jenis dan contoh surat dinas serta, ciri, dan unsur yang digunakan di dalam surat dinas yang benar dan sesuai dengan kaidah. Berikut diantaranya:

Jenis-Jenis Surat Dinas

Berikut jenis-jenis surat dinas yang perlu Anda ketahui. Inilah jenis-jenisnya:

• Surat pengumuman
• Surat izin
• Surat tugas
• Surat undangan
• Surat perintah
• Surat permohonan
• Surat kuasa
• Surat pengantar
• Surat edaran

Ciri-ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Jenis dan Contoh Surat Dinas yang Sesuai dengan KBBI. (Foto: MNC Media)

• Tercantumnya kop surat atau kepala surat, yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga
• Terdapat nomor surat dan lampiran
• Adanya salam pembuka dan salam penutup
• Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas harus dibuat secara formal atau surat resmi
• Tersemat stempel instansi atau lembaga pada surat.

Unsur-unsur Surat Dinas

Berikut unsur-unsur surat dinas yang perlu Anda ketahui:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat

Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.

Contoh : 20 Februari 2022

3. Hal/Perihal Surat

Hal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat

Surat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.

Contoh: No : 25/5/UM/2017

5. Lampiran

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:

Lamp: lima lembar atau bisa juga ditulis Lampiran: lima lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat dinas, harus mematuhi ketentuan berikut, yaitu :

Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya, dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.

Jika sudah menggunakan kata "Kepada" diikuti jabatan dan instansinya atau "Kepada" diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan "Yth". Jadi gunakan salah satu.

Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan, dan dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.

Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.

Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh :

Yth. Kepala SMA 3 Jakarta

Jalan Taman Setia Budi, Kota Jakarta Selatan

Pembuka Surat

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain jika sebagai pemberitahuan atau permintaan, maka bisa ditulis "Dengan ini kami beritahukan ..." dan lain-lain.

8. Isi surat

Isi surat adalah inti atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan, yaitu:

Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).

Terdapat variasi ungkapan.

Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

10. Pengirim

Unsur surat dinas terakhir adalah harus terdapat tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP yang memperkuat surat. 

Itu tadi informasi mengenai jenis dan contoh surat dinas beserta dengan unsur yang digunakan ketika menulis surat tersebut. Setelah ini Anda diharapkan dapat paham dalam menulis surat dinas sesuai dengan kaidah.