Proforma Invoice: Pengertian, Cara Membuat, dan Unsur yang Harus Tercantum
Proforma invoice berfungsi sebagai faktur pengganti sementara, biasanya karena barang dikirimkan ke pembeli secara bertahap.
IDXChannel—Artikel ini akan mengulas tentang proforma invoice berikut pengertian dan cara membuatnya. Proforma invoice adalah jenis faktur sementara yang dikirimkan ke pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan.
Proforma invoice adalah jenis faktur yang umum digunakan dalam transaksi bisnis. Melansir Mekari Jurnal (19/2), proforma invoice berfungsi sebagai faktur pengganti sementara, biasanya karena barang dikirimkan ke pembeli secara bertahap.
Proforma invoice berbeda dengan invoice biasa. Invoice, atau faktur, bersifat resmi ketika transaksi pembelian telah selesai atau ketika barang maupun jasa yang dipesan pembeli telah diberikan.
Proforma invoice juga tidak memiliki status hukum sekuat faktur atau invoice. Sehingga proforma invoice belum mengikat pembeli dengan penjual secara hukum, sementara invoice sudah berstatus mengikat secara hukum.
Penerbitan proforma invoice bertujuan agar baik penjual dan pembeli berada pada halaman yang sama dalam proses transaksi yang berjalan. Sehingga kedua belah pihak sama-sama mengetahui proses penyelesaian transaksi.
Dalam hal pembelian barang yang pengirimannya secara bertahap, keberadaan faktur sementara mencegah kesalahpahaman antara kedua belah pihak.
Proforma Invoice, Pengertian dan Cara Membuatnya
Melansir Online Pajak (19/2), berikut ini adalah beberapa fungsi proforma invoice dalam transaksi bisnis:
- Menjadi sumber perkiraan estimasi harga yang harus dibayar untuk pelunasan
- Pencatatan seluruh perkiraan produk yang akan dibeli konsumen
- Pembeli dapat memperbaiki barang maupun nilai barang yang dibeli jika terdapat kesalahan dalam pencatatan pesanan
- Rujukan sah untuk memasukkan transaksi ke pembukuan keuangan
- Rujukan sah jika kelak barang yang tercatat dijual ke pihak lain
- Rujukan sah faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu
- Rujukan sah jika terjadi kesalahan dalam transaksi, misalnya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan
Selain digunakan dalam pengiriman barang bertahap, proforma invoice juga biasanya dipakai pada pembelian dengan pembayaran di muka, di mana penjual akan menyiapkan faktur sementara untuk memastikan bahwa pembiayaan pembelian sudah dijamin sebelum pengiriman diselesaikan.
Untuk membuat proforma invoice, ada beberapa unsur yang harus tercantum dalam jenis faktur ini, antara lain:
- Identitas penjual/pemasok
- Tanggak pembuatan faktur
- Nama pembeli
- Deskripsi produk atau jasa yang dibeli
- Detail harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan nilai total pembelian
- Rincian pembayaran
- Tanggal jatuh tempo (jika disetujui)
Dokumen faktur sementara atau faktur ringkasan ini dapat dibuat dengan template sederhana, tetapi dengan mencantumkan detail informasi sejelas mungkin. Penjual harus memastikan tidak ada kesalahan pada penulisan nilai dan jumlah.
Faktur sementara harus ditandatangani dan dibubuhi cap oleh penjual untuk membuktikan bahwa faktur tersebut sah diterbitkan oleh pihak penjual.
Itulah penjelasan singkat tentang proforma invoice berikut pengertian dan cara membuatnya.
(Nadya Kurnia)