Shifa Nurhaliza Putri
2. Kelompokkan Tugas Berdasarkan Urgensi dan Kepentingan
Setelah Anda memiliki daftar tugas, kelompokkan tugas-tugas tersebut berdasarkan dua faktor utama yakni urgensi dan kepentingan.
a) Tugas Mendesak dan Penting
Tugas yang harus segera diselesaikan, seperti deadline pekerjaan atau situasi yang memerlukan perhatian cepat.
b) Tugas Penting, Tapi Tidak Mendesak
Tugas yang memiliki dampak besar jika diselesaikan, tetapi tidak memerlukan tindakan segera, seperti perencanaan jangka panjang atau pengembangan keterampilan.
c) Tugas Mendesak, Tapi Tidak Penting
Tugas yang mungkin membutuhkan perhatian segera, tetapi dampaknya kecil, seperti email atau panggilan telepon yang kurang relevan.
d) Tugas Tidak Mendesak dan Tidak Penting
Tugas yang bisa ditunda atau bahkan dihilangkan, seperti kegiatan yang tidak mendukung tujuan utama Anda.
3. Gunakan Matriks Eisenhower
Matriks Eisenhower adalah alat yang sangat berguna untuk membantu Anda dalam membuat skala prioritas. Alat ini membagi tugas ke dalam empat kuadran berdasarkan dua kriteria utama yakni penting vs tidak penting dan mendesak vs tidak mendesak.
4. Evaluasi dan Sesuaikan Prioritas Secara Berkala
Skala prioritas yang Anda buat tidak harus statis. Tugas-tugas baru dapat muncul, dan prioritas Anda bisa berubah seiring waktu. Oleh karena itu, evaluasi dan sesuaikan skala prioritas Anda secara berkala, misalnya setiap minggu atau setiap hari, tergantung pada kebutuhan dan perkembangan yang ada.
5. Fokus pada Satu Tugas dalam Satu Waktu
Setelah Anda mengidentifikasi dan mengurutkan prioritas, fokuskan perhatian Anda pada satu tugas utama terlebih dahulu. Jangan tergoda untuk multitasking, karena ini justru bisa menurunkan kualitas pekerjaan dan membuat Anda lebih cepat merasa lelah.
Dengan mengerjakan satu tugas secara fokus, Anda akan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih baik.
Membuat skala prioritas yang jelas adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi stres. Dengan mengidentifikasi tugas-tugas yang mendesak dan penting, menggunakan alat seperti Matriks Eisenhower, serta fokus pada satu tugas dalam satu waktu, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan mencapai tujuan lebih cepat.
Ingatlah untuk selalu mengevaluasi dan menyesuaikan prioritas Anda agar tetap selaras dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi dalam kehidupan atau pekerjaan Anda.
(Shifa Nurhaliza Putri)
