8 Jenis Bukti Transaksi dan Kegunaannya dalam Kegiatan Bisnis, UMKM Harus Tahu
Bukti transaksi adalah dokumen yang merekam seluruh transaksi yang dilakukan dalam kegiatan bisnis.
IDXChannel—Apa saja 8 jenis bukti transaksi dalam bisnis dan apa kegunaannya? Ada banyak kegiatan transaksi yang dilakukan dalam bisnis, tiap bukti transaksi menunjukkan informasi penting terkait arus keluar masuk kas.
Bukti transaksi adalah dokumen yang merekam seluruh transaksi yang dilakukan dalam kegiatan bisnis. Bukti-bukti transaksi ini nantinya akan dibutuhkan oleh divisi keuangan untuk memproses laporan keuangan usaha.
Bukti transaksi memiliki banyak fungsi. Salah satu fungsi utamanya adalah untuk menghindari kesalahan dan penyelewengan keuangan perusahaan, mengetahui pihak-pihak mana saja yang terlibat dalam transaksi yang dilakukan.
Melansir Mekari Jurnal (17/6/2025), berikut ini adalah beragam fungsi penyimpanan bukti transaksi dalam bisnis:
- Sebagai media yang mencatat informasi keuangan perusahaan
- Dasar dan acuan pencatatan keuangan (akuntansi)
- Meminimalisir potensi kesalahan pencatatan transaksi
- Menghindari duplikasi data keuangan
- Memastikan keaslian dan keabsahan transaksi yang dilakukan
- Dokumen untuk peninjauan kembali jika terjadi permasalahan di kemudian hari
Berikut ini adalah contoh 8 jenis bukti transaksi dan kegunaannya dalam pencatatan transaksi bisnis:
1. Kwitansi
Merupakan bukti penerimaan atas pembayaran yang dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh kedua pihak, yakni penerima uang (penjual/penyedia jasa) dan pihak yang melakukan pembayaran (pembeli/klien)
Lembaran kwitansi umumnya mencantumkan keterangan tempat transaksi, tanggal transaksi, tujuan pembayaran transaksi, nilai transaksi, dan tanda tangan kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi pembayaran tersebut.
2. Bukti Kas Masuk
Dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan menerima uang secara tunai.
3. Bukti Kas Keluar
Dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan telah mengeluarkan sejumlah uang untuk pembayaran.
4. Faktur/Invoice
Dokumen penagihan atau permintaan bayar yang diberikan kepada pembeli atau pengguna jasa. Ada dua jenis faktur, yakni faktur pembelian dan faktur penjualan. Umumnya faktur dibuat rangkap tiga.
Salinan pertama untuk pembeli atau pengguna jasa, salinan kedua untuk penjual atau penyedia jasa, dan salinan ketiga untuk disimpan dalam buku faktur. Jika Anda pernah belanja di e-commerce, umumnya Anda akan mendapatkan dokumen invoice yang berisi tagihan pembelian yang harus dibayarkan.
Invoice mencantumkan tanggal transaksi, jenis barang atau jasa yang dibeli, rincian daftar barang dan jasa, harga, nilai yang harus dibayarkan pembeli, dan sebagainya.
5. Nota Kontan
Merupakan bukti transaksi yang diberikan kepada pembeli yang melakukan pembayaran secara tunai. Pelaku usaha biasanya akan membuat nota kontan rangkap dua, salinan asli diberikan kepada pembeli, salinan kedua disimpan oleh penjual.
6. Nota Kredit
Nota kredit merupakan bukti penerimaan barang kembali yang telah dijual dan dikeluarkan oleh penjual. Nota kredit digunakan sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga dari pembeli.
Hal ini biasa terjadi ketika barang yang diterima pembeli mengalami kerusakan, atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.
7. Nota Debet
Merupakan bukti transaksi yang berfungsi sebagai permintaan pengurangan harga kepada penjual, berisi informasi tentang pengiriman barang yang tidak sesuai pesanan atau rusak. Nota debet juga berfungsi sebagai pemberitahuan yang dikirim perusahaan ke konsumen bahwa akunnya sudah didebet dengan jumlah tertentu.
8. Cek
Cek merupakan lembaran yang memerintahkan bank untuk mengirimkan sejumlah uang kepada seorang penerima. Jumlah uang yang dikirimkan bank tergantung pada nominal yang ditulis oleh pembuat cek.
Itulah contoh 8 jenis bukti transaksi dan kegunaannya dalam transaksi bisnis.
(Nadya Kurnia)