Fahmi Abidin
IDXChannel - Absensi bukan hanya sekadar data kehadiran karyawan, akan tetapi juga berguna untuk sebuah perusahaan mengambil keputusan penting yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja atau kebijakan perusahaan lainnya.
Menyadari betapa pentingnya hal tersebut, pastinya perusahaan akan memerlukan sebuah sistem khusus untuk mengelola absensi atau yang biasa disebut attendance management. Maka dari itu, perusahaan juga memerlukan software attendance management solution.
Apa itu Software Attendance Management Solution?
Software attendance management solution adalah sebuah perangkat lunak khusus untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan. Perusahaan tidak lagi membutuhkan tumpukkan kertas maupun mesin finger print untuk mengelola kehadiran karyawan.
Dengan software attendance management solution, data kehadiran yang masuk akan diproses kemudian dapat direkapitulasi menjadi sebuah laporan, yang nantinya akan diintegrasikan dengan berbagai proses lain dalam HRD seperti laporan payroll, performance appraisal, cuti dan lain-lain.
Data kehadiran karyawan juga sangat berguna untuk HRD dalam pengambilan keputusan. Misalkan ada karyawan yang terlihat selalu datang tepat waktu, tetapi kinerjanya belakangan menurun. Pihak HRD akan mencari tahu mengapa kinerja karyawan tersebut menurun dan mencari cara untuk menyiasati penurunan kinerja tersebut. Sehingga keputusan HRD dalam pengambilan keputusan akan berlandaskan kepada informasi serta data yang akurat.
Tentunya software attendance management solution ini memiliki peran besar terhadap data produktivitas karyawan di tempat kerja dan profitabilitas sebuah perusahaan. Sistem ini juga dapat membantu dalam melacak kehadiran para karyawan dan hasil akhirnya berupa pertumbuhan dan perkembangan perusahan dalam bidangnya.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat sistem Attendance Management kini dapat dilakukan dengan sebuah software. Tentunya tujuan pembuatan software attendance management solution ini adalah untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola data hadir dan absensi karyawan dengan cepat dan efisien.
Lalu, fungsi dan manfaat apa saja yang dapat diberikan oleh software attendance management solution terhadap perusahaan?
Fungsi Attendance Management dalam Perusahaan
- Membangun Budaya Disiplin
Fungsi pertama dari software attendance management solution membangun budaya disiplin karyawan. Disiplin merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Disiplin akan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan produktivitas seorang karyawan.
Software attendance management solution akan mengelola beberapa data karyawan untuk membangun budaya disiplin atau tepat waktu. Data-data tersebut diantaranya waktu kedatangan dan pulang, data lembur, jadwal shift dan cuti, jumlah kehadiran dan data izin karyawan yang tidak masuk kerja. Seluruh data tersebut akan terkoneksi, terintegrasi dan tersaji secara online sehingga dapat dengan mudah digunakan oleh pihak manajemen untuk memantau produktivitas karyawan dan mengambil keputusan.
- Self Service
Software attendance management solution memiliki fungsi self service yang memungkinkan seorang karyawan mengurus administrasi secara mandiri melalui software ini. karyawan tidak perlu menghubungi bagian HRD ketika ingin mencetak slip gaji, mengajukan cuti, melihat sisa cuti dan bahkan mengajukan izin ketika berhalangan tidak masuk kerja.
Setelah karyawan mengajukan permintaan seperti cuti melalui software attendance management solution, maka bagian HRD akan menindaklanjuti pengajuan tersebut tanpa perlu bertemu langsung dengan karyawan.
- Management Payroll
Sistem Attendance Management juga berfungsi terhadap sistem penggajian karyawan. Perusahaan dapat menghitung jumlah gaji berdasarkan jumlah hari kerja/kedatangan, beban kerja dan jabatan yang diemban oleh karyawan tersebut.
Dengan adanya software attendance management solution maka perhitungan gaji bulanan dapat dilakukan dengan mudah. Perhitungan pun telah menghitung jumlah pajak yang akan dipotong dan jumlah hari cuti yang diambil oleh karyawan.
Manfaat yang Didapatkan dari Software Attendance Management Solution
- Aksesibilitas waktu
Dengan menggunakan software attendance management solution tentunya HR di sebuah perusahaan dapat memuat data kehadiran karyawan dengan mudah, karena prosesnya yang telah diotomatisasi langsung.Jadi semua proses perhitungan waktu kehadiran di proses secara otomatis tanpa harus menggunakan admin.
Akan tetapi, proses manual tetap bisa dilakukan, jika suatu waktu diperlukan untuk alasan tertentu. Adanya fitur otomasi ini membuat HR dengan leluasa untuk memantau perkembangan setiap karyawan, terutama untuk hal yang berhubungan dengan konsistensi dan kedisiplinan.
- Meminimalisir kecurangan
Menggunakan software attendance management for business solution dapat meminimalisir karyawan dalam melakukan pencurian waktu ataupun memanipulasi data absensi mereka. Hal ini terjadi karena software ini telah dienkripsi serta data akan tersimpan dengan aman pada server penyedia aplikasi.
- Kemudahan dalam menganalisis data kehadiran
Software attendance management for business solution dapat memudahkan HR dalam memeriksa kehadiran karyawan secara real-time. Kapanpun dan dimanapun HR dapat mengetahui karyawan yang hadir maupun yang tidak hadir. Jadi HR pun dapat mengambil data kehadiran tersebut bila sewaktu-waktu diperlukan tanpa harus datang ke kantor atau memanggil divisi yang bersangkutan.
- Lebih instan serta telah terintegrasi
Keberadaan teknologi telah menciptakan banyak kemudahan dalam sektor kehidupan. Begitu juga dengan software attendance management for business solution, karena dapat memangkas waktu untuk mengumpulkan data presensi karyawan tanpa harus menggunakan metode manual.
Sistem yang tersedia juga telah terintegrasi dengan kebutuhan payroll perusahaan, sehingga hal ini sangat memudahkan proses penghitungan gaji karyawan. Selain itu, software ini juga user friendly karena pengoperasiannya lebih mudah dipahami dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
- Membuat karyawan lebih produktif
Menggunakan software attendance management for business solution pada dasarnya akan lebih menghemat waktu dan biaya. Bahkan software ini akan memberi kemudahan bagi karyawan saat melakukan presensi di karena memiliki mobile clocking yang dapat diakses tanpa harus datang terlebih dahulu ke kantor.
Hal ini tentu memudahkan perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote work atau work from home selama pandemi Covid-19. Produktivitas kerja akan tetap terjaga dan karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk datang ke kantor hanya untuk melakukan presensi.
- Integrasi Sistem
Data kehadiran karyawan digunakan dalam berbagai keperluan HRD seperti:
- Payroll
- Penilaian Kinerja
- Pengajuan cuti
- Dan lain-lain.
Jika pencatatan dilakukan dengan cara manual, tentu akan sangat merepotkan karena HRD harus memasukkan data kehadiran satu-satu kedalam sistem lain untuk berbagai keperluan. Cara manual dapat memungkinkan munculnya human error dan mengakibatkan kesalahan dalam proses administrasi.
Itulah sebabnya mengapa sistem dalam attendance management dirancang terintegrasi secara online dan memungkinkan HRD untuk mengintegrasikan data kehadiran karyawan dengan payroll, penilaian kinerja, dan lainnya.
Sistem online yang terintegrasi ini juga akan memudahkan karyawan untuk mengajukan dan mendapat persetujuan dalam mengajukan cuti atau lembur. Jadi, karyawan sudah tidak perlu untuk membuat berbagai macam surat pengajuan yang berbelit.
Itulah beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan jika menggunakan software attendance management for business solution seperti Talenta by Mekari untuk mendapatkan data kehadiran karyawan Anda.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Sehingga hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.
Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.
Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.
Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.
Fitur Talenta by Mekari:
Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.
- Software attendance management for business solution: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
- Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
- Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
- Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
- Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.
Dengan fitur - fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.
Tertarik untuk mencoba Mekari? Segera daftarkan perusahaan kalian dan nikmati manfaatnya, dapatkan juga gratis uji coba selama 14 hari.
(ADV)
