Kurnia Nadya
IDXChannel—Ketahui cara membuat kwitansi pembayaran untuk bisnis Anda. Kwitansi berfungsi sebagai dokumen bukti transaksi penjualan dan pembelian, yang kelak dapat digunakan untuk keperluan administratif lainnya.
Kwitansi biasanya disimpan sebagai bukti reimburse atau refund, atau digunakan sebagai bukti transaksi untuk dipertanggungjawabkan ke pihak lain. Dalam bisnis dan perkantoran, kwitansi sangatlah berguna.
Sama seperti dokumen fungsional lainnya, kwitansi harus berisi komponen-komponen informasi yang sahih untuk menunjukkan transaksi jual-beli yang telah dilakukan. Ketika Anda membuat kwitansi sendiri secara manual, pastikan-lah komponen ini tertera.
Mengutip Mekari Jurnal (17/5), berikut ini adalah sejumlah komponen yang harus tercantum dalam kwitansi:
- Nomor kwitansi untuk mengurutkan transaksi. Tiap nomor kwitansi mewakili nomor sekaligus jumlah transaksi hari itu
- Kolom untuk penulisan nama pembeli dan penerima dengan lengkap
- Kolom untuk penulisan nominal uang yang diterima atau dibayarkan
- Kolom untuk penulisan waktu pelaksanaan transaksi
- Kolom untuk menuliskan jenis transaksi yang sedang berlangsung
- Kolom untuk pembubuhan tanda tangan
- Jika menggunakan stempel toko/usaha, tanda tangan harus terletak dekat stempel
Dari komponen informasi di atas, pembaca kwitansi akan dengan mudah mengetahui jenis produk atau jasa yang dibeli, nilai pembelian, siapa yang membeli, siapa yang menangani pembelian, kapan transaksi berlangsung, dan sebagainya.
Data-data ini kelak dapat berguna untuk pembuktian jika dibutuhkan. Misalnya ketika audit berlangsung, maka kwitansi itu dapat digunakan untuk membuktikan bahwa transaksi tersebut betul terjadi.
Saat ini, sudah tersedia buku kwitansi siap pakai terjual di mana-mana. Untuk transaksi usaha kecil, banyak pedagang menggunakan buku kwitansi kecil. Namun jika Anda berjualan di e-commerce, pembeli akan menerima kwitansi dari situs e-commerce.
Bagaimana cara membuat kwitansi pembayaran dengan benar?
Secara manual, Anda bisa membuat kwitansi sendiri secara manual di Ms Excell atau platform lain. Masukkan semua kolom yang telah disebutkan pada penjelasan di atas
Gunakan penomoran yang jelas, manfaatkan fitur warna untuk mempermudah.
Mengutip Online Pajak (17/5), berikut ini adalah tutorial membuat format kwitansi sederhana di Ms Word dengan mudah:
- Buka dokumen baru/kosong di Ms Word
- Atur ukuran lembaran menjadi A6, atau sesuai kebutuhan Anda
- Pada bagian atas, masukkan logo toko/perusahaan
- Tulis nama toko/perusahaan di bawah logo dengan font yang jelas
- Cantumkan alamat lengkap dan nomor telepon toko/perusahaan
- Buat tabel dengan jumlah kolom dan baris sesuai kebutuhan, misalnya 3x3
- Pada kolom pertama, tulis ‘No’ untuk penomoran
- Pada kolom kedua, tulis ‘Tanggal’ untuk penanggalan transaksi
- Pada kolom ketiga, tulis ‘Uraian’ untuk keterangan transaksi
- Di bawah tabel, buat tabel baru dengan tiga kolom dan dua baris, atau sesuai kebutuhan
- Pada kolom pertama, tuliskan ‘Tunai’ untuk transaksi tunai
- Pada kolom kedua, tuliskan ‘Transfer’ untuk transaksi lewat transfer
- Pada kolom ketiga, tuliskan ‘Total’ untuk total pembayaran
- Pada bagian bawah lagi, buatlah sisa ruang untuk tanda tangan dan stempel
Pastikan semua informasi yang Anda butuhkan tercantum di kolom dan baris kwitansi. Barang dan jasa yang ditransaksikan harus tercantum dengan jelas, berikut dengan harga dan total pembayarannya.
Itulah tata cara membuat kwitansi pembayaran dengan mudah di Ms Word dan Google Doc. (NKK)
