Saffina Azzahra
IDXChannel - Merencanakan perjalanan bisnis tidak akan lepas dari kepengurusan dokumen yang penting. Itu karena dokumen perjalanan bisnis yang lengkap dapat memastikan proses perjalanan bisnis perusahaan Anda berjalan lancar tanpa hambatan.
Ada dua jenis dokumen perjalanan bisnis yang umumnya diperlukan, yaitu dokumen internal dan eksternal perjalanan bisnis. Keduanya berperan penting dalam memastikan perjalanan bisnis berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dokumen Internal
Jenis dokumen ini biasanya dikeluarkan dari pihak internal perusahaan atau departemen internal di sebuah perusahaan yang umumnya berisi informasi dan persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh karyawan yang akan melaksanakan perjalanan bisnis. Dokumen internal ini di antaranya adalah:
- Persetujuan perjalanan dinas
Berisi tentang persetujuan dari pihak internal perusahaan yang mendelegasikan Anda atau tim dalam perjalanan bisnis. - Rencana perjalanan bisnis
Berisi destinasi dan agenda perjalanan bisnis yang akan dilakukan oleh Anda sebagai karyawan. - Daftar perjalanan bisnis
Dokumen yang berisi informasi tentang karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis, termasuk nama, jabatan, dan tujuan perjalanan. - Laporan perjalanan bisnis
Berisikan informasi yang lebih rinci tentang pengeluaran selama perjalanan bisnis berlangsung.
Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal berasal dari pihak luar perusahaan seperti pihak akomodasi (hotel), transportasi, (pesawat, kereta, atau penyewaan kendaraan), dan pihak imigrasi. Dokumen eksternal biasanya akan mendukung penyelesaian laporan perjalanan bisnis yang nantinya akan diserahkan ke pihak internal perusahaan. Dokumen eksternal di antaranya adalah:
- Tiket pesawat
Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan sebagai bukti pembelian perjalanan menggunakan pesawat. - Voucher hotel
Biasanya voucher ini berisi informasi hotel yang akan jadi tempat menginap Anda selama melakukan perjalanan bisnis. - Paspor dan visa
Dua dokumen penting yang wajib Anda miliki sebelum melakukan perjalanan ke luar negeri. Pastikan paspor masih berlaku atau segera perbarui jika sudah mendekati batas tanggal masa berlaku.
