Tim IDXChannel
IDXChannel - Dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya, setiap staf perusahaan membutuhkan dukungan perangkat dan software yang memadai. ERP software merupakan sistem perangkat lunak yang wajib dimiliki perusahaan, khususnya bagi perusahafan besar.
Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola dan mengatur kegiatan produksi, pengadaan barang, pengelolaan keuangan, hingga memantau sumber daya manusia.
Di dalam sistem ERP terdapat berbagai modul yang bisa dimanfaatkan perusahaan, di antaranya adalah modul accounting, CRM, HRM, inventory, dan lain sebagainya. Dengan dukungan sistem ERP ini, membuat kinerja perusahaan bisa meningkat dari sebelumnya.
Apa itu ERP Software?
Sekarang saat Anda memahami sistem ERP secara mendalam, agar tahu seperti apa cara kerja dan fungsinya untuk kinerja perusahaan. Lalu apa kepanjangan ERP sebenarnya? ERP merupakan singkatan dari kalimat Enterprise Resource Planning.
Sistem ERP sering kali digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, dimana mereka membutuhkan software yang dapat membantu memantau dan mengelola proses produksi secara optimal.
Untuk pengertiannya sendiri, ERP software adalah sebuah paket sistem perangkat lunak yang berfungsi mengelola kegiatan harian perusahaan.
Seperti yang sebelumnya dibahas di awal, software ERP ini terdiri dari beberapa sistem yang berfungsi untuk memantau dan mengelola karyawan, kegiatan produksi, pengadaan barang, dan kegiatan bisnis lainnya.
ERP software ini bisa dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menyajikan data-data penting secara real time dan akurat. Sistem ERP dapat mengumpulkan data dari berbagai divisi dan mampu mencegah duplikasi data.
Hal tersebut sangat membantu perusahaan, dalam membuat keputusan yang tepat untuk keberlangsungan bisnis kedepannya.
Fungsi ERP Software Bagi Perusahaan
Melalui pembahasan mengenai pengertian sistem ERP di atas, mungkin Anda sudah memiliki gambaran mengenai fungsinya.
Untuk mengoptimalkan kinerja bisnis, setiap perusahaan pasti membutuhkan software ERP yang sudah terintegrasi dengan sistem-sistem tertentu.
Supaya lebih mengenal tentang sistem ERP, sebaiknya pahami dulu fungsi ERP berikut ini:
1. Meningkatkan Sistem Keamanan Data-data Perusahaan
Fungsi yang pertama adalah untuk meningkatkan sistem keamanan data-data penting perusahaan. ERP software adalah sistem perangkat lunak yang mempunyai firewall dan kontrol pembatasan.
Sehingga bagi perusahaan dapat mencegah terjadinya pelanggaran data, semua data tersimpan secara terpusat sehingga titik akses dapat dipantau dengan ketat. Dengan begitu, keamanan data perusahaan, bisa lebih terjamin karena risiko terjadinya kebocoran data telah diminimalisir.
Staf admin yang bertanggung jawab, mengelola dan memantau data perusahaan dapat memberikan akses terbatas kepada karyawan tertentu. Contohnya manajer HR bisa menyembunyikan data-data penting, sehingga hanya dirinya saja yang bisa melihatnya.
Sementara staf admin sistem ERP akan memberikan akses ke beberapa karyawan, agar mereka dapat memantau datanya masing-masing.
Staf admin juga bertugas untuk memutus akses karyawan yang sudah berhenti bekerja, lalu memberikan akses ke karyawan baru yang menggantikan karyawan tersebut.
Semua aktivitas karyawan yang mendapat akses akan terpantau oleh staf admin ERP, sehingga ketika terjadi tindakan yang mencurigakan staf admin dapat langsung memutus akses.
2. Menghemat Biaya Operasional Perusahaan
Fungsi ERP software selanjutnya adalah untuk menekan biaya operasional bisnis, supaya perusahaan mendapatkan profit yang lebih maksimal.
Sistem ERP memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan operasional bisnis secara otomatis, mulai dari tugas sederhana hingga yang kompleks.
Penggunaan sistem ERP pada bisnis akan mendatangkan banyak manfaat, tidak heran jika sebagian besar perusahaan besar menggunakan sistem ini untuk menjalankan kegiatan bisnis hariannya.
Tidak hanya dapat menekan biaya operasional bisnis, sistem ERP juga dapat menghemat waktu sekaligus tenaga. Perusahaan dapat mengurangi jumlah tenaga kerja di beberapa divisi, ini karena mereka tidak perlu lagi memantau dan mengontrol data-data secara manual.
Melalui ERP software sebagian besar aktivitas bisnis dilakukan secara otomatis, sehingga berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan bisa diantisipasi dengan baik. Berbagai pekerjaan mulai dari yang mudah hingga pekerjaan kompleks sekali pun, bisa diatasi dengan cepat sehingga mampu mengurangi lead time.
3. Forecasting Perusahaan Menjadi Lebih Akurat
Supaya perusahaan bisa terus berkembang dalam waktu yang cepat, maka mereka harus membuat perkiraan dan perencanaan bisnis yang tepat. Itu artinya data-data perusahaan, memiliki peran yang krusial dalam perencanaan dan pengambilan keputusan.
Setiap perusahaan akan membuat rancangan keberlangsungan bisnis, berdasarkan laporan dari data yang menunjukkan perkembangan bisnis. Peran sistem ERP di sini adalah menyajikan data-data, secara real-time dan akurat mengenai perkembangan bisnis.
Dengan sajian data-data yang akurat, perusahaan akan lebih mudah menentukan rancangan keberlangsungan bisnis untuk kedepannya. Membuat prakiraan atau forecast, merupakan hal yang paling krusial karena menyangkut dengan kemajuan bisnis.
4. Meningkatkan Kolaborasi Antar Tim atau Divisi
Fungsi ERP berikutnya adalah membantu meningkatkan kerja sama antar tim atau divisi. Sistem ERP akan membantu menyederhanakan, kegiatan operasional perusahaan supaya lebih efisien.
Beberapa pekerjaan seperti perhitungan gaji karyawan, membuat laporan keuangan, pembagian tugas, dan hal lainnya bisa dikerjakan sistem ERP secara otomatis.
Tidak hanya itu, sistem pengelola file yang terpusat juga akan membantu karyawan mengakses dokumen, laporan, dan data antar divisi.
Dengan begitu, mereka tidak perlu lagi memintanya secara manual sehingga lebih hemat waktu dan tenaga. Hubungan kerja sama antar divisi merupakan bagian penting karena berperan dalam kelangsungan bisnis.
5. Mengoptimalkan Efisiensi Kinerja Perusahaan
Dengan menggunakan ERP software, banyak waktu dan tenaga yang dapat lebih efektif dan efisien. Berbagai pekerjaan kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas karyawan, pemantauan jam kerja karyawan, penggajian, hingga pembuatan laporan keuangan, semuanya bisa dilakukan secara otomatis.
Itu artinya perusahaan tidak perlu mempekerjakan, banyak karyawan untuk menangani pekerjaan-pekerjaan tersebut. Berkurangnya pekerjaan manual, tentu akan membuat perusahaan bisa lebih fokus ke pekerjaan utama yang ingin diselesaikan.
Modul-Modul Umum ERP Software
Seperti yang telah dibahas di awal artikel, sistem ERP terdiri dari beberapa modul yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Berikut ini beberapa modul yang paling umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia.
● Accounting (Akuntansi)
Modul yang pertama, yaitu modul akuntansi yang terotomatisasi dalam mengelola arus kas masuk dan keluar di suatu perusahaan. Modul akuntansi ini akan membantu perusahaan menangani bermacam-macam transaksi akuntansi.
Contohnya seperti pengeluaran, neraca, penganggaran, manajemen pajak, buku besar, rekonsiliasi bank, dan lain sebagainya. Jadi, staf akuntan bisa membuat laporan keuangan, hanya dengan beberapa klik di modul akuntansi yang ada di dalam sistem ERP tersebut.
● CRM
Modul ERP software berikutnya, yaitu CRM (Customer Relationship Management) yang akan membantu meningkatkan kinerja penjualan. Dengan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, serta membangun hubungan yang sehat dengan para pelanggan.
Modul CRM tersebut, juga bisa membantu mengelola dan melacak informasi terkait prospek bisnis dan pelanggan. Contohnya seperti menyajikan riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang dilakukan pelanggan, durasi kontrak, dan lain sebagainya.
● HRM
Modul HRM adalah kepanjangan dari Human Resource Management, modul ini membantu meningkatkan efisiensi divisi HR dalam perusahaan.
Modul ERP satu ini, membantu perusahaan dalam mengelola informasi karyawan, mulai dari penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan informasi lainnya.
Melalui modul ERP satu ini, perusahaan dapat mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya pada perusahaan.
● Sales (Penjualan)
Modul ERP software berikutnya, yaitu modul penjualan yang berfungsi mengatur alur kerja penjualan pada bisnis. Contohnya seperti menyajikan laporan penjualan, sales order, proposal penawaran (RFP & RFQ), dan faktur.
Ketika modul penjualan, dikolaborasikan dengan modul, akuntansi, CRM, dan inventaris maka akan membentuk kesatuan sistem yang optimal.
Perusahaan dapat menentukan perkiraan penjualan di masa mendatang dengan akurat, berkat data-data yang disajikan dari berbagai modul tersebut.
Di dalam bisnis perkiraan penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan, khususnya perusahaan di bidang retail. Dengan sajian data-data yang akurat perusahaan bisa membuat perencanaan penjualan secara terstruktur.
● Inventory (Inventaris)
Modul inventaris merupakan sistem yang berguna untuk melacak dan mengelola stok barang yang sedang tersedia. Serta berfungsi memantau jumlah persediaan, penjadwalan pengadaan barang, melakukan forecasting, dan membuat laporan inventaris.
Software ERP yang bagus dan sudah menggunakan teknologi terkini, biasanya dapat mengintegrasikan modul inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Akan lebih optimal lagi jika modul inventaris diintegrasikan dengan modul pembelian.
● Purchasing (Pembelian)
Jenis modul ERP selanjutnya, yaitu modul pembelian yang mengelola sebagian proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Modul pembelian akan mengelola berbagai hal, di antaranya adalah:
● Daftar supplier
● Permintaan dan analisis penawaran
● Purchase order
● Goods receipt notes
● Pembaruan stok
Modul pembelian dapat diintegrasikan dengan modul inventaris, hal tersebut dapat dilakukan untuk mendapatkan pengelolaan terhadap pengadaan stok barang yang lebih optimal. Modul pembelian juga bisa membantu meningkatkan manajemen pembelian perusahaan.
Jadi, perusahaan akan melakukan pengadaan barang terlebih dulu tanpa menunggu stok barang habis. Tidak hanya itu, proses pemesanan juga akan dilakukan secara otomatis ketika stok barang mencapai angka batas minimum.
Modul pembelian ini akan membantu perusahaan, terhindar dari kegiatan pemesanan barang yang tidak sesuai dengan rincian, ini karena proses transaksi membutuhkan dokumen penting.
