Mohammad Yan Yusuf
IDXChannel - Cara membuat invoice tagihan tidak sulit, terlebih saat ini pembuatan invoice memiliki tujuan utama sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggan.
Keterampilan dalam menyusun invoice yang baik dan benar menjadi sangat penting untuk menjaga kredibilitas perusahaan.
Lantas bagaimana cara membuat invoice tagihan yang mudah dan tepat? Berikut ulasan yang dihimpun IDX Channel dari berbagai informasi tepercaya.
Cara Membuat Invoice Tagihan
Ada banyak komponen yang diperlukan dalam membuat invoice. Terlepas itu, ada beberapa tujuan yang diperlukan.
1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk Pelanggan
Invoice berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu proses pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa. Umumnya, invoice diperlukan ketika tagihan mencapai jumlah yang cukup besar, dan kwitansi menjadi kebutuhan penting.
2. Dokumen Akuntansi Perusahaan
Perusahaan membuat invoice sebagai bagian dari jejak akuntansi mereka. Keberadaan dokumen ini sangat vital, mengingat perusahaan yang kredibel harus dapat menyimpan arsip keuangan secara rinci, sehingga dapat diakses dengan mudah kapan saja diperlukan.
Kenali Cara Membuat Invoice Tagihan. (FOTO: MNC MEDIA)
Komponen Membuat Invoice Tagihan
Adapun komponen-komponen yang biasanya tercantum dalam invoice mencakup judul, nama dan alamat, daftar pembelian, tanggal, nomor invoice, serta ketentuan pembayaran. Penjelasan berikut akan membahas rinci setiap komponen tersebut:
a. Judul Invoice
Judul dituliskan dengan huruf kapital di bagian atas tengah, contohnya: INVOICE PEMBELIAN BIJI KOPI SOLO. Tujuan penulisan ini adalah untuk memudahkan pelanggan dalam mengidentifikasi dokumen invoice tersebut di tengah banyaknya dokumen yang harus mereka urus.
b. Nama dan Alamat Pembayar
Informasi perusahaan atau individu yang melakukan pembayaran beserta alamat surat harus dicantumkan. Hal ini membantu pelanggan memahami bahwa dokumen tersebut ditujukan untuk mereka.
c. Nama dan Alamat Penerima Pembayaran
Informasi penerima pembayaran, baik individu maupun perusahaan, harus dicantumkan lengkap. Ini memudahkan pelanggan dalam mengirimkan pembayaran, seperti cek atau transfer.
d. Daftar Barang atau Layanan
Daftar ini harus mencakup deskripsi produk atau layanan dengan rinci, termasuk jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan. Penggunaan kolom dapat mempermudah pembacaan, sangat penting untuk dokumentasi akuntansi pelanggan.
e. Tanggal
Penyertaan tanggal mencakup tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Kesepakatan mengenai tanggal pembayaran maksimal bisa diatur dengan pelanggan.
f. Nomor Invoice
Penyertakan nomor invoice memudahkan proses pengarsipan. Jika nomor invoice memiliki pola khusus, informasikan kepada pelanggan agar tidak bingung.
g. Ketentuan Pembayaran
Pencatatan ketentuan pembayaran penting untuk memberikan kepastian mengenai waktu pembayaran. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari (Net 30), namun perusahaan dapat menetapkan ketentuan pembayaran sesuai dengan kebijakan mereka.
Hal yang Diperlukan dalam Membuat Invoice
Selain itu, dalam pembuatan invoice, beberapa hal perlu diperhatikan, antara lain:
- Invoice harus sesuai dengan barang atau layanan yang telah diterima oleh konsumen, untuk meminimalisir risiko penolakan transaksi.
- Transaksi dapat dicatat dalam satu invoice atau secara bertahap, tergantung pada kebijakan perusahaan.
- Jika terdapat beberapa kali transaksi, invoice harus dibuat secara keseluruhan dengan pencatatan rinci terkait pembelian.
- Pembiasaan dalam pembuatan invoice membantu pemantauan buku piutang, dan penggunaan sistem akuntansi manual atau komputerisasi tergantung pada preferensi perusahaan.
Itulah penjelasan cara membuat invoice tagihan. Semoga informasi ini berguna dan bermanfaat bagi Anda. (MYY)
