Mohammad Yan Yusuf
IDXChannel - Bagaimana cara membuat invoice tagihan? Tentu lewat artikel ini akan menjelaskan bagaimana langkahnya.
Seperti diketahui, invoice merupakan langkah cepat untuk melakukan penagihan kepada sejumlah pelanggan Anda. Selain itu, langkah ini juga membantu Anda melakukan pembukuan yang efisien.
Lantas bagaimana cara membuat invoice tagihan? Simak penjelasan yang dihimpun kami dari berbagai sumber.
Apa Itu Invoice dan Kegunaannya?
Sebelum mengetahui tahapannya, ketahui dulu yuk pengertian dan fungsi selengkapnya dari adanya invoice.
Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh Penjual sebagai bukti adanya transaksi pembelian barang atau jasa.
Biasanya, di dalam sebuah invoice berisikan rincian utang pembayaran yang harus dilunasi oleh pembelinya. Umumnya, penjual membuat invoice dengan cara rangkap tiga.
Jadi, rangkapnya akan diberikan kepada pembeli, simpanan dokumen bagi penjual dan terakhir untuk arsip perusahaan.
Walaupun asal mulanya invoice diberikan untuk transaksi dalam bentuk kredit, tapi sekarang sudah sering digunakan untuk berbagai jenis transaksi.
Sebagai pemilik bisnis, wajib mengeluarkan invoice ketika melakukan transaksi penjualan karena kedepannya dokumen ini dapat digunakan untuk penagihan utang.
Fungsi dan Kegunaan Invoice
Sebuah perusahaan dengan bisnis yang kredibel, tentu memiliki cara serta kemampuan untuk membuat invoice dengan baik dan benar.
Bahkan, sampai dengan saat ini belum ada lho yang bisa menggantikan efektivitas invoice dalam menjalankan sebuah bisnis.
Adapun, kegunaan dari invoice yang umum dan penting untuk bisnis adalah sebagai berikut.
Langkah Cepat Cara Membuat Invoice Tagihan. (FOTO : MNC MEDIA)
1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk Pembeli
Invoice bisa digunakan pembeli sebagai kuitansi yang berfungsi sebagai dokumen untuk membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan.
Invoice biasanya dibuat saat tagihan pembelian berjumlah cukup besar sehingga kuitansi sangatlah dibutuhkan agar semua barang dan jasa bisa terdokumentasi dengan baik.
2. Dokumentasi Kegiatan Akuntansi Perusahaan
Selain itu bagi pemilik bisnis, invoice digunakan sebagai rekapitulasi kegiatan akuntansi.
Tentu saja hal ini cukup penting karena perusahaan dengan bisnis kredibel memang seharusnya memiliki arsip keuangan sedetail mungkin.
Hal tersebut dilakukan supaya dokumen transaksi bisa ditemukan dengan mudah.
Dokumen ini bisa digunakan juga sebagai bahan analisa dan laporan keuangan, sehingga Anda bisa memahami bagaimana sih sebenarnya jalannya bisnis milikmu.
Cara Membuat Invoice Tagihan
Kami mencatat ada 7 langkah dalam membuat Invoice Tagihan. Apa saja itu :
1. Menuliskan Judul Invoice
Kamu dapat menuliskan judul dari invoice di bagian atas tengah dan dan menggunakan huruf kapital.
Contohnya “INVOICE PEMBELIAN KAIN BENANG”
Adapun, hal ini ditujukan supaya pembeli lebih mudah menyadari kalau yang Anda kirimkan adalah dokumen invoice ketika sedang mengurusi banyak dokumen.
Dengan begitu, pihak pembeli bisa mendahulukan untuk melakukan pembayaran sesuai dalam isi yang tertera dalam invoice.
2. Jangan lupa cantumkan nama dan alamat pembeli
Selanjutnya, tentu saja Anda harus mencantumkan nama pembeli atau siapapun yang berkewajiban untuk melakukan pembayaran.
Adapun, nama yang dicantumkan bersamaan dengan alamat dari pembeli.
Informasi ini akan membuat pembeli yang melakukan transaksi dengan kamu mengetahui kalau invoice tersebut memang ditujukan untuknya.
3. Informasikan dengan jelas nama dan alamat pihak penjual
Selain itu, nama dan alamat Anda sebagai perusahaan penjual juga harus dicantumkan dengan jelas.
Hal ini berguna untuk menginformasikan kepada siapa pembayaran nantinya akan diterima.
4. Buat daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan
Anda harus mencantumkan secara rinci daftar barang atau jasa yang diberikan kepada pihak pembeli.
Contohnya, jika transaksinya berupa pembelian barang maka tuliskan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit dan total keseluruhan.
Selain itu, kalau invoice untuk bidang jasa seperti layanan konsultan, maka tuliskan secara detail nama project, deskripsi pekerjaan dan tarif sesuai perjanjian.
Lebih baik, Anda menggunakan tabel sehingga informasi rinciannya mudah dibaca.
Pastikan juga membuatnya selengkap mungkin sehingga tak ada kebingungan saat membacanya.
5. Cantumkan tanggal transaksi
Hal ini juga penting, nih, karena bisa menjadi cara untuk mengetahui periode dari dokumen tersebut.
Adapun Anda perlu menuliskan beberapa tanggal, yaitu tanggal tanggal pembelian produk di, tanggal dikeluarkannya invoice,atau penggunaan jasa hingga tanggal batas pembayaran.
Perihal tanggal batas pembayaran, bisa didiskusikan dengan pihak pembeli yang terbaik untuk kedua pihak.
6. Buat nomor invoice
Selanjutnya, akan lebih baik kalau Anda membuat nomor untuk invoice.
Dengan demikian, akan lebih mudah ketika melakukan pengarsipan dokumen. Anda bisa menggunakan kode khusus yang diikuti angka berurutan untuk setiap invoice yang dikeluarkan.
7. Informasikan ketentuan pembayaran sesuai kesepakatan
Nah terakhir, ini juga hal penting yang harus wajib ada dalam invoice.
Anda sebagai penjual penting untuk mengetahui dan mendapat kepastian kapan pembayaran akan dilunasi.
Umumnya, invoice memiliki jangka waktu 30 hari sejak diterbitkan yang artinya pihak pembeli harus membayar dalam batas waktu tersebut supaya tidak telat bayar dan mendapat biaya pinalti keterlambatan.
Itulah penjelasan cara membuat invoice tagihan. Semoga informasi ini berguna bagi Anda. (MYY)
